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Determinar o orçamento organizacional do festival

Determinar o orçamento organizacional do festivalDeterminar o orçamento organizacional do festival

Independentemente da dimensão e frequência previstas para o festival, a estrutura associativa que apoia o projecto deve prestar especial atenção à definição do orçamento organizacional do evento. De facto, uma estimativa orçamental dá-Lhe a possibilidade de ter uma visão geral das despesas (aluguer de quartos ou de campo, logística, remuneração dos oradores…) e receitas (aluguer de stand, bilhética, venda de espaço publicitário…). Ao examiná-lo, você saberá se seu projeto pode ser realizado. Em Caso Afirmativo, Necessita De Parceiros Financeiros ? Neste caso, você precisa configurar um pacote de apresentação para seus futuros financiadores. Patrocínio, Patrocínio, subsídios das autoridades locais, Direcção Regional de Assuntos Culturais( DRAC), instituições públicas…, várias fontes de financiamento também estão à sua disposição.

Organização de um festival: obrigação legal de observar

A organização de um festival está sujeita a determinadas obrigações legais, incluindo o cumprimento de uma formalidade declarativa ou um pedido de autorização da Câmara Municipal ou da Prefeitura. Além disso, existem outros procedimentos administrativos específicos (criação de um bar, difusão de música, etc.).), obrigações de segurança e seguros. Agora os detalhes.

Organização de um festival: obrigação legal de observar

Apresentar uma declaração ou um pedido de autorização

Se você organizar o seu festival em um espaço público, uma autorização administrativa é necessária. A associação deve, por conseguinte, apresentar um pedido ao presidente da câmara ou ao prefeito da polícia (para as organizações domiciliadas em Paris, Lyon e Marselha). O pedido deve indicar, nomeadamente:: :

A identidade do organizador

Início e fim do Festival datas e horas

O local do evento

As configurações fornecidas

O mesmo se aplica se o seu evento reunir mais de 1.500 pessoas. Deve apresentar um pedido de autorização à autoridade competente pelo menos um mês (e não mais de um ano) antes do festival. Por outro lado, uma simples declaração é suficiente se o festival for realizado num local privado autorizado como estabelecimento público (ERP) e na estrada pública.

Solicitar homologações adicionais

Dependendo das circunstâncias, são necessárias outras autorizações. Por exemplo, para montar um bar ou bar, você precisa de uma licença de licor. Para obtê-lo, você deve se candidatar à Câmara Municipal pelo menos 15 dias antes do festival. Além disso, você deve cumprir as regras aplicáveis aos locais públicos em termos de exibição, exibição, higiene e segurança. O cumprimento das regras de higiene dos géneros alimentícios deve também ser tido em conta.

Solicitar homologações adicionais

Por outro lado, se estiver prevista uma emissão ou uma execução das obras musicais no momento do evento, é necessário obter a autorização da SACEM. Para não falar do pagamento dos direitos de transmissão conexos. Isto também se aplica ao uso público de obras no repertório da Sociedade de escritores e compositores dramáticos (SACD).

Além disso, se está a considerar montar uma tenda no local, deve ser feita uma declaração prévia. Deve, portanto, especificar o local, a data e a hora do festival. Mas também a capacidade e características técnicas da tenda.

Garantir a segurança do festival

É claro que a associação deve garantir a segurança do festival e tomar todas as medidas necessárias para limitar os riscos de acidentes. Por conseguinte, deve fazer tudo o que estiver ao seu alcance para respeitar e aplicar as regras de segurança em vigor. Isto é feito não só pelos espectadores do festival, mas também por membros da equipe (membros e voluntários dentro da organização associativa, prestadores de serviços, artistas, etc.). Se a situação o exigir (por exemplo, um festival com mais de 1 500 pessoas), a formação de um serviço de segurança pode até ser obrigatória.

Além disso, é imperativo verificar a conformidade das instalações e equipamentos utilizados. E isto, para evitar o maior número possível de acidentes (electrocussão, fogo…). As autoridades podem igualmente solicitar a intervenção de uma equipa de salvamento. Secção Local da Cruz Vermelha, trabalhadores de emergência, bombeiros, voluntários… a escolha é sua para a composição deste dispositivo de emergência.

Seguro

Como principal organizador e principal organizador do festival, a lei de associação 1901 tem de fazer um seguro para cobrir a sua responsabilidade civil. No entanto, não é apenas a dimensão humana que deve ser tida em conta. Também é importante considerar a dimensão material do evento. Em outras palavras, você deve adicionar garantias que podem cobrir os materiais utilizados e o local do evento. Cancelamento do seguro, greve, mau tempo…, certas garantias podem, naturalmente, ser adicionadas de acordo com as suas necessidades.

Comunicação sobre o evento: como proceder ?

A comunicação é certamente um ponto crucial a não ser levado de ânimo leve para o sucesso de seu festival. A estrutura associativa deve, portanto, promover eficazmente o seu evento e torná-lo mais visível. Para isso, tem diferentes opções que se complementam :

Meios de comunicação clássicos: imprensa, cartazes, folhetos, panfletos, banners, panfletos, etc.

Canais de comunicação Online: redes sociais (Facebook, Twitter…), o site da Associação, boletins informativos, campanhas de E-mail…

Em qualquer caso, você deve prestar atenção ao conteúdo do seu anúncio. É essencial indicar as informações pertinentes. Saber :


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